Youssef legt drie offertes naast elkaar op het bureau. Hoving uit Rijssen, een concurrent uit Enschede en een Duitse fabrikant via een dealer in Apeldoorn. Drie verschillende lengtes, drie verschillende opbouwen, drie verschillende manieren om hetzelfde niet te zeggen.
Hij is inkoper bij het verpakkingsbedrijf in Ede en hij heeft één taak van de directie meegekregen: zorg dat we appels met appels vergelijken. Dus zoekt hij in elke offerte dezelfde vijf dingen. Geldigheidstermijn. Leveringsvoorwaarden. Levertijd. Betalingscondities. Garantie.
Bij Hoving ontbreekt de geldigheidstermijn. De leveringsvoorwaarden staan er wel, als verwijzing naar een document dat niet is meegestuurd. De garantie staat op pagina elf in één zin.
Wat Youssef dan doet
Hij maakt een tabel. Vijf rijen, drie kolommen. In de kolom van Hoving blijven twee cellen leeg. En omdat de directie donderdag wil beslissen, vult hij de lege cellen niet in met een telefoontje naar Ronald. Hij vult ze in met het enige wat wél in alle drie de offertes staat en wél vergelijkbaar is: het bedrag.
Wat u weglaat, vult inkoop in met de prijs.
Waarom dit geen bezwaar is
Inkoop krijgt vaak de rol van tegenstander toebedeeld. Dat is niet terecht. Youssef wil niet de goedkoopste, hij wil de vergelijkbaarste. Zijn vrees is een contract dat later niet blijkt te kloppen, en zijn definitie van succes is een offerte die naast de andere twee past zonder dat hij ernaar hoeft te vragen.
Dat is een lage lat. De meeste offertes halen hem niet.
Bij Groothandel Ter Horst in Zwolle heb ik een inkoper zijn methode horen uitleggen: “Ik lees eerst de voorwaarden. Als die niet compleet zijn, lees ik de rest niet. Want dan weet ik al dat het gedoe wordt.”
De paraaf van legal
Naast Youssef zit meestal nog iemand, en die tekent niet maar parafeert. Legal, of de jurist van de accountant, of bij kleinere bedrijven de eigenaar zelf met de voorwaarden erbij. Deze stoel wil maar één ding: niets tegenkomen wat later pijn doet. Aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud, wat er gebeurt bij te late levering.
Wie hier niets over schrijft, krijgt geen paraaf maar een vraag. En elke vraag is een week.
Wat er in de inkoopbijlage hoort
Dit is de saaiste bijlage van de vijf en de makkelijkste om goed te doen. Eén pagina met de vijf punten van Youssef, in zijn volgorde, met de exacte tekst en niet een verwijzing. Daaronder de drie punten van legal: aansprakelijkheid, eigendom, vertraging. En de algemene voorwaarden als bijlage erbij, niet als link.
Dat is geen maatwerk. Dat is één keer opstellen, één keer laten nakijken, en daarna bij elke offerte identiek meesturen. Het is de enige bijlage die nooit verandert. En toch ontbreekt hij in de meeste offertes die ik zie, of hij staat verspreid over drie pagina’s in de lopende tekst waar Youssef hem moet zoeken.
Vergelijkbaar zijn kost niets. Niet vergelijkbaar zijn kost de order.
Wat Ronald had kunnen doen
Eén telefoontje naar Youssef vóór verzending: “Wat wil je precies naast elkaar leggen?” Het antwoord is altijd hetzelfde en het past op een half A4. Wie dat vraagt, krijgt de kolom van inkoop vanzelf ingevuld, en dan hoeft niemand meer naar de prijs te grijpen.
Hoeveel van de vijf punten van Youssef staan in uw laatste offerte op één plek bij elkaar? Meestal drie, verspreid. En inkoop leest niet verspreid. Inkoop leest een tabel, en wie er niet in staat, doet niet mee.
Dit artikel hoort bij de longread De lege stoel. Lees ook Wat de productieleider zoekt en niet vindt en De eigenaar leest de samenvatting. Meer niet.